Prekių sandėliavimas dažnai atrodo kaip pauzė tarp dviejų transporto etapų: krovinys atvažiuoja, kurį laiką stovi ir vėliau iškeliauja klientui. Realiame versle šis etapas gerokai aktyvesnis. Sandėliavimo paslaugos apima prekių priėmimą, jų paskirstymą, apskaitą, saugojimą ir paruošimą tolimesniam judėjimui, todėl nuo sandėlio darbo priklauso ne tik tai, kur laikomos dėžės ar paletės, bet ir kaip sklandžiai veikia visa tiekimo grandinė. http://arijus.lt/paslaugos/sandeliavimo-paslaugos
Sandėliavimo paslaugos ypač svarbios įmonėms, kurios prekes perka didesnėmis partijomis, tačiau parduoda palaipsniui. Importuotojas gali vienu metu gauti visą jūrinį konteinerį, nors atskiri klientai perka vos po kelias paletes ar dėžes. Elektroninėje prekyboje skirtumas dar didesnis – į sandėlį atvyksta tūkstančiai vienetų, o iškeliauja po vieną ar kelis produktus. Sandėlis tokiais atvejais tampa vieta, kur didelis krovinio srautas suskaidomas į mažesnius užsakymus.
Konteinerio atvykimas dar nereiškia, kad logistika baigta
Importuojant prekes jūra daug dėmesio tenka pačiam transportui. Stebima, kada konteineris išplauks, kiek truks kelionė ir kada laivas pasieks paskirties uostą. Tačiau iškrautas konteineris vis dar yra tik didelė prekių partija, kurią reikia kažkur priimti.
Jei visas krovinys skirtas vienam gavėjui, procesas gali būti gana tiesus. Sunkvežimis paima konteinerį arba krovinį ir pristato į kliento objektą. Situacija keičiasi, kai vienoje siuntoje atvyksta keliems mėnesiams skirtos atsargos.
Tada reikalinga vieta, kurioje konteinerį galima iškrauti, prekes suskaičiuoti ir paskirstyti. Dalis jų gali būti iš karto ruošiama išvežimui, kita dalis keliauja į ilgalaikio saugojimo vietas. Jeigu viename konteineryje yra kelios dešimtys skirtingų prekių pozicijų, atsiranda ir gerokai daugiau apskaitos darbo.
Dėl to sandėlio pasirinkimą racionalu planuoti dar prieš atvykstant importo siuntai. Ieškoti vietos kelioms dešimtims palečių tada, kai konteinerį jau reikia paimti iš terminalo, nėra pats patogiausias scenarijus.
Prekių priėmimas yra pirmasis atsargų kontrolės taškas
Sandėlyje svarbu ne tik iškrauti sunkvežimį, bet ir tinkamai užregistruoti gautas prekes. Būtent šiame etape galima pastebėti neatitikimus tarp dokumentuose nurodyto ir faktiškai pristatyto kiekio.
Tarkime, tiekėjas nurodė išsiuntęs 50 dėžių konkretaus produkto. Sandėlyje suskaičiuojamos 49. Jei skirtumas užfiksuojamas iš karto, galima tikrinti transporto ir tiekėjo informaciją. Jei prekės tiesiog padedamos į bendrą zoną, trūkumas gali išryškėti tik po kelių savaičių.
Tada nustatyti priežastį daug sunkiau. Gal viena dėžė neatvyko, gal ji padėta ne toje vietoje, o gal dalis produkcijos jau išduota ir netinkamai apskaityta.
Tvarkingas priėmimas todėl nėra biurokratinė procedūra dėl pačios procedūros. Nuo jo prasideda patikima likučių apskaita.
Sandėlio vieta keičia visos logistikos kainą
Vertinant sandėlius gana lengva susikoncentruoti į mėnesio saugojimo tarifą. Vis dėlto prekės iki sandėlio turi atvažiuoti, o vėliau iš jo išvykti. Kuo intensyvesnis srautas, tuo svarbesnė tampa objekto vieta.
Importuotojui, kurio didžioji dalis produkcijos atvyksta per uostą, gali būti naudinga trumpesnė ir paprastesnė transporto grandinė nuo terminalo. Didmenininkui, kasdien siunčiančiam prekes po Lietuvą ir Baltijos šalis, daugiau reikšmės turės patogus susisiekimas su pagrindiniais keliais.
Kartais keliomis dešimtimis centų pigesnė paletės vieta atrodo patraukliai, kol nepradedamos skaičiuoti papildomos sunkvežimių kelionės. Per vieną mėnesį skirtumas gali būti nedidelis. Per metus, kai atliekami šimtai transporto operacijų, skaičiai pasikeičia.
Todėl sandėliavimo ir transportavimo kaštus verta vertinti kartu. Atskirai optimizuojant kiekvieną grandį nebūtinai gaunama pigiausia visa tiekimo grandinė.
Didmeninė prekyba ir e. prekyba sandėliui kelia skirtingus reikalavimus
B2B sandėlyje prekių kiekis gali būti labai didelis, tačiau jų judėjimas palyginti paprastas. Atvyksta 30 palečių vieno produkto, o po savaitės klientui išduodamos penkios pilnos paletės. Darbuotojams nereikia atidaryti kiekvienos dėžės ir rinkti pavienių vienetų.
Elektroninės prekybos modelyje viena paletė gali virsti šimtais atskirų operacijų. Kiekvienas pirkėjas užsisako skirtingą produktų kombinaciją, todėl prekės renkamos po vieną, komplektuojamos, pakuojamos ir perduodamos kurjeriui.
Tai keičia ir kainodarą. E. prekybos verslui paletės saugojimo tarifas gali sudaryti gana nedidelę visų sandėlio išlaidų dalį. Daugiau kainuoja pats užsakymų vykdymas.
Dėl šios priežasties įmonė, ieškanti sandėlio, turėtų kuo tiksliau apibūdinti savo srautą. Pasakymas „turėsime apie 100 palečių“ dar mažai ką pasako apie realų darbo kiekį.
Kai prekės sandėlyje užsibūna per ilgai
Didelės atsargos dažnai suteikia saugumo jausmą. Jei sandėlyje yra kelių mėnesių produkcijos rezervas, mažesnė tikimybė, kad dėl vienos pavėlavusios siuntos prekės baigsis. Kita vertus, atsargos turi savo kainą.
Pirmiausia jos užima vietą. Kuo ilgiau prekė laikoma, tuo daugiau kainuoja jos sandėliavimas. Tačiau dar svarbiau tai, kad neparduotoje produkcijoje lieka įšaldytas įmonės kapitalas.
Ypač skaudžiai tai pasimato su trendinėmis prekėmis. Produktas, kuris pavasarį aktyviai plito „TikTok“ ar „Instagram“, rudenį gali jau nebedominti pirkėjų. Jei verslas į populiarumą sureagavo užsakydamas kelis konteinerius, dalis jų gali likti sandėlyje gerokai ilgiau nei planuota.
Todėl sandėlio duomenys gali padėti pastebėti ne tik tai, ko trūksta, bet ir tai, ko įmonė turi per daug. Lėtai judančios atsargos kartais yra didesnė problema nei tuščia lentyna.
FIFO principas ne visada yra tik teorija
Kai kurioms prekėms svarbu, kuri partija iš sandėlio iškeliauja pirmoji. Paprastas principas – anksčiau gautos atsargos išduodamos anksčiau – padeda išvengti situacijos, kai senesnės prekės lieka lentynų gilumoje, o naujai atvykusios nuolat iškeliauja pirmos.
Tai ypač aktualu produktams, kurių būklė ar komercinė vertė laikui bėgant gali keistis. Tačiau net ir paprastoms vartojimo prekėms tvarkingas partijų valdymas suteikia daugiau aiškumo.
Kai asortimentas mažas, darbuotojai daug ką prisimena. Jie žino, kuri paletė atvyko praėjusį mėnesį ir kuri vakar. Kai sandėlyje tūkstančiai vietų, pasikliauti darbuotojų atmintimi jau nebeužtenka.
Todėl augant prekių kiekiui vis didesnę reikšmę įgauna procesai ir sandėlio valdymo sistemos. Jos nepadaro fizinio darbo už žmogų, tačiau padeda pasakyti, ką ir iš kur reikia paimti.
Sandėlio pajėgumas tikrinamas ne ramią savaitę
Įprastą mėnesį daugelis sandėlių gali atrodyti puikiai. Tikrasis testas ateina tada, kai vienu metu padidėja tiek gaunamų prekių, tiek išsiunčiamų užsakymų kiekis.
Mažmeninėje prekyboje tai gali būti „Black Friday“ ar kalėdinis laikotarpis. Sezoninių prekių versle pikas priklausys nuo konkretaus produkto. Didmenininkui didesnį krūvį gali sukelti kelių didelių importo siuntų atvykimas tą pačią savaitę.
Problema nėra vien laisvos vietos trūkumas. Reikia darbuotojų, krovos technikos, rampų ir pakankamo pajėgumo administruoti operacijas. Pilnas sandėlis su per maža komanda gali veikti prasčiau nei mažesnis, bet gerai suplanuotas objektas.
Todėl prieš sezoninį piką naudinga pasidalinti prognozėmis su paslaugų teikėju. Sandėliui informacija, kad „kitą mėnesį bus daugiau prekių“, nėra tokia naudinga kaip konkretūs planuojamų palečių, konteinerių ar užsakymų skaičiai.
Prekių perpakavimas kartais tampa kasdienybe
Importuotojai ne visada gauna produkciją tokios formos, kokia ji keliaus galutiniam pirkėjui. Gamintojo pakuotė gali būti pritaikyta didmeniniam transportui, tačiau ne mažmeninei prekybai. Kartais reikia pridėti etiketes, suformuoti kelių prekių rinkinius ar pakeisti išorinę pakuotę.
Jei tokios operacijos atliekamos reguliariai, naudinga jas organizuoti ten, kur prekės jau yra. Vežti krovinį iš sandėlio į kitą objektą vien tam, kad būtų pakeistas ženklinimas, ir vėliau grąžinti atgal reiškia papildomą transportą bei daugiau krovos.
Ne visi sandėliai teikia vienodas papildomas paslaugas, todėl šį poreikį verta aptarti prieš pasirašant sutartį. Ypač jei įmonė planuoja keisti pardavimo modelį arba pradėti prekiauti keliose rinkose.
Kartais šiandien nereikalinga paslauga po metų tampa kasdiene operacija.
Grąžinimai sukuria priešinga kryptimi judantį srautą
Tradiciniame sandėlio modelyje prekės atvyksta iš tiekėjo ir iškeliauja klientui. Elektroninė prekyba pridėjo dar vieną nuolatinę kryptį – dalis išsiųstų prekių grįžta atgal.
Grąžinimas turi būti priimtas ir susietas su konkrečiu užsakymu. Tada reikia nuspręsti, kas su produktu vyksta toliau. Jei prekė tinkamos būklės, ji gali grįžti į parduodamą likutį. Jei pažeista, gali reikėti kito proceso.
Kai grąžinimų nedaug, juos lengva tvarkyti rankiniu būdu. Augant pardavimams situacija keičiasi. Šimtai neapdorotų grąžintų siuntų reiškia ne tik užimtą sandėlio plotą, bet ir prekes, kurių įmonė negali parduoti, nors fiziškai jas turi.
E. prekybos verslui grąžinimų tvarka dėl to turėtų būti aptariama kartu su įprastu užsakymų vykdymu, o ne paliekama kaip antraeilis klausimas.
Kada išorinis sandėlis nebūtinai yra geriausias pasirinkimas?
Išorinio sandėliavimo modelis suteikia lankstumo, tačiau nėra universaliai geriausias visiems verslams. Įmonė, turinti labai didelį, stabilų ir prognozuojamą prekių srautą, gali ekonomiškai pagrįsti investiciją į savo logistikos centrą.
Nuosavas sandėlis taip pat suteikia daugiau tiesioginės procesų kontrolės. Galima savarankiškai formuoti darbo grafikus, diegti specifinius sprendimus ir pritaikyti infrastruktūrą konkrečioms prekėms.
Kita pusė – investicijos ir atsakomybė. Reikia patalpų, darbuotojų, įrangos, sistemų ir vadovų, kurie visa tai valdytų. Jei verslo apimtys smarkiai svyruoja, dalis šių resursų tam tikrais laikotarpiais lieka neišnaudota.
Todėl sprendimas tarp nuosavo ir išorinio sandėlio turėtų būti finansinis bei operacinis, o ne emocinis. Turėti savo pastatą nebūtinai reiškia turėti efektyvesnę logistiką.
Sandėliavimo partnerį verta tikrinti pagal realų savo scenarijų
Geriausias būdas palyginti kelis pasiūlymus – pateikti paslaugų teikėjams kuo panašesnį savo veiklos scenarijų. Kiek palečių bus laikoma vidutiniškai, kiek prekių atvyks per mėnesį, kiek bus išdavimų, ar reikės rinkti pavienius vienetus ir kokių papildomų darbų tikimasi.
Tuomet galima vertinti ne vien pavienius tarifus, bet apytikslę viso mėnesio sąskaitą. Verta paskaičiuoti ir sezoninį scenarijų, kai atsargų bei operacijų kiekis padidėja du ar tris kartus.
Ne mažiau svarbios praktinės sąlygos: užsakymų priėmimo laikas, prekių išdavimo terminai, apskaitos galimybės, komunikacija ir veiksmų tvarka pastebėjus neatitikimą.
Gerai pasirinktos sandėliavimo paslaugos ilgainiui tampa ne atskira logistikos išlaida, o infrastruktūra, ant kurios laikosi dalis verslo kasdienybės. Kol prekės priimamos tiksliai, likučiai sutampa, o užsakymai išvažiuoja laiku, apie sandėlį kalbama nedaug. Dažniausiai tai reiškia, kad jis savo darbą atlieka taip, kaip ir turėtų.